Anja Ruffer ist Vorsitzende des Berufsverbands der PfarrsekretärInnen im Bistum Münster

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Die Dülmenerin Anja Ruffer (vorne Mitte) ist seit 2017 Vorsitzende des Berufsverbands der PfarrsekretärInnen im Bistum Münster. Das Foto zeigt sie im Rahmen der diesjährigen Mitgliederversammlung im März im Priesterseminar Borromäum am Domplatz in Münster im Kreis der weiteren Vorstandsmitglieder und mit dem geistlichen Begleiter des Verbands Pfarrer Bernd Hante (hinten links) sowie Thomas Ruhe (hinten rechts), dem Ansprechpartner für den Berufsverband beim Bischöflichen Generalvikariat Münster.

Dülmen. 2017 wurde Anja Ruffer für eine Amtszeit von vier Jahren zur ehrenamtlichen Vorsitzenden des Berufsverbands der Pfarrsekretärinnen und Pfarrsekretäre im Bistum Münster gewählt – ein Verband, der nach außen und gegenüber dem Bistum Münster die Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den katholischen Pfarrbüros vertritt und sich unter anderem für Fortbildungen und Qualifizierungsmaßnahmen stark macht.

„Als die Amtszeit unserer bisherigen Verbandsvorsitzenden zu Ende ging und sie sich nicht zur Wiederwahl aufstellen ließ, hab ich mich zur Wahl gestellt. Mir war es wichtig, dass die Arbeit des Verbands weiter fortgeführt wird“, erklärt Anja Ruffer, seit Juni 2012 Pfarrsekretärin in St. Joseph und seit der Fusion zu Neu-St.-Viktor leitende Pfarrsekretärin von St. Viktor – „mit einem tollen sechsköpfigen Team, mit dem zusammenzuarbeiten eine Menge Spaß macht“, so die 48-jährige verheiratete Mutter zweier erwachsener Kinder.

Beruflich gestartet war sie mit einer kaufmännischen Ausbildung bei der Hüls AG in Marl und absolvierte anschließend einen Sekretärinnen-Lehrgang und die Qualifizierung zur Industrie-Fachwirtin. Zehn Jahre war sie insgesamt dort tätig. „Weil es keine Möglichkeit für mich gab, in Teilzeit zu arbeiten, habe ich eine Zeitlang Familienpause gemacht und bin dann nach einer MS-Office-Qualifizierung wieder neu beruflich gestartet. Vier Monate war ich im KAB-Regionalbüro in Dülmen, bevor ich die Stelle im Pfarrsekretariat St. Joseph antrat. Ich arbeite gern strukturiert und organisiere unheimlich gern – und im Gemeindeleben war ich schon lange aktiv“, so Anja Ruffer. „Ich konnte also quasi mein Hobby zum Beruf machen.“

Auch beim Berufsverband der Pfarrsekretärinnen und Pfarrsekretäre „sind wir im Vorstand ein gutes Team, und wir freuen uns, dass von Jahr zu Jahr mehr Mitglieder zu unseren Mitgliederversammlungen in die Aula des Priesterseminars Borromäum in Münster kommen. Rund 150 waren wir in diesem Jahr – allein 15 neue Mitglieder konnten wir willkommen heißen.“ Besonderer Programmpunkt zu Beginn der Versammlung war der Auftritt der Kirchenkabarettistin Ulrike Böhmer aus Iserlohn. „Im Jahr davor hatten wir einen Fachvortrag zum Thema Büro- und Zeitmanagement – in diesem Jahr wollten wir aber mal lachen.“

Was nicht heißt, dass berufliche Qualifizierung jetzt kleinergesetzt wird. So finden in der katholischen Landvolkshochschule „Schorlemer Alst“ in Warendorf-Freckenhorst in diesem Jahr allein acht ein- bis dreieinhalbtätige Seminare speziell für Pfarrsekretärinnen und -sekretäre statt, in denen der Arbeitsplatz Pfarrbüro, Konfliktbewältigung, kreativer Umgang mit dem Computer, Persönlichkeitsbildungstraining, die Aufgabengebiete von Pfarrbüroleitungen und Kirchenrecht Themen sind. „Für die Zukunft haben wir vor, noch mehr IT-Schulungen anzubieten – und auch wieder ein Seminar zum Umgang mit Trauernden, wie wir es 2017 angeboten hatten. Das war im Nu ausgebucht“, so Anja Ruffer.

Und noch ein weiteres hat der Verband auf der Agenda: „Die Stundenumfänge, die den Pfarrbüros in den einzelnen Pfarrgemeinden zugestanden werden, sind von Gemeinde zu Gemeinde mitunter recht unterschiedlich. Denn die Kirchenvorstände in den einzelnen Gemeinden beurteilen den Arbeitsaufwand nicht einheitlich“, so Anja Ruffer. „Hier wäre unser Ziel, dass das Bistum Münster eine Stundenzahl definiert“, so Anja Ruffer. Weiteres Ziel des Verbands ist die Eingruppierung der Pfarrsekretärinnen in den Bereich Verwaltungsdienst gemäß Kirchlicher Arbeits- und Vergütungsordnung KAVO. „Das würde auch für einige eine mögliche Gehalts-Höhergruppierung mit sich bringen.“

Schon 2016 hatte der Verband eine Handreichung formuliert mit dem Versuch, ein Stellenprofil zu definieren, und auch ein Muster für Stellenausschreibungen wurde erstellt. „Es gibt ja leider kein festes Berufsbild ,Pfarrsekretärin’, und ein Ausbildungsberuf ist er auch nicht. Da ist es hilfreich, wenn Arbeitsfelder genauer umrissen sind“, meint Anja Ruffer.

Sie und ihre Berufskollegen haben viel Arbeit am Computer zu erledigen – und mehr und mehr wird dies standardisiert. „2014 haben zehn Pfarrgemeinden im Bistum Münster in einem Pilotprojekt die Arbeit mit bestimmten Hardware- und Softwareausstattungen getestet. Jetzt werden nach und nach – bis Ende 2020 – in den Pfarrbüros standardisierte IT- und Softwareausstattungen installiert. Hierzu gehört nicht nur ein komplettes Office-Programmpaket für vernetztes und mobiles Arbeiten, sondern auch ein spezielles Pfarrverwaltungsprogramm, das schon länger bereits im Erzbistum Köln genutzt wird“, schildert Anja Ruffer. „Dieses Programm KaPlan bietet jede Menge Möglichkeiten, und alle hauptamtlichen Mitarbeiter wie Küster und Organisten sowie Seelsorgemitarbeiter können mit Smartphone und Tablet beispielsweise die Programmelemente Raumnutzungs- und Dienstpläne nutzen.“ Und das alles komplett online und gemäß den einschlägigen Datenschutzvorschriften. „Wir haben das in St. Viktor seit dem vergangenen Jahr – und man kann gut damit arbeiten“, so Anja Ruffer.

Zum Thema: BSVP Münster
Fast in allen Bistümern in Deutschland gibt es inzwischen einen Berufsverband der Pfarrsekretärinnen und Pfarrsekretäre – zuletzt wurde ein solcher 2018 im Erzbistum Köln ins Leben gerufen. Im Bistum Münster wurde er 2002 gegründet. Inzwischen sind rund 250 der etwa 600 Mitarbeitenden in den Pfarrbüros im Bistum Münster Mitglied des Verbands. 20 Euro beträgt der Jahresmitgliedsbeitrag bei dem Verband, der sich als berufliche Interessenvertretung versteht und unter anderem Fortbildungen und Kurse anbietet und Ansprechpartner für das Bistum Münster ist. 

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